我们需要怎样的协同办公管理平台

本文最后更新于2013年7月18日,已超过半年没有更新,如果内容失效,请反馈,谢谢!

前段时间有参加通达OA的嘉年华活动。一直在关注OA系统的发展,通达OA还算是一个比较开放的协同办公自动化软件系统,在其网站上都有需求平台,用户提出的问题都有专人跟进解决。不过我个人觉得通达OA的系统现在的版本还是有很多不足,比如多个功能之间似乎只是简单的组合、注重界面的华丽而忽略了功能的整合、自定义的内容太少、业务模块与实际使用脱节等,都还有很多的改进空间。市场上普遍的协同办公系统都存在着易用性、数据各自为阵、与实际业务流程脱节的问题。我们可以把软件做得如同ERP般的强大,动辄几百万的费用中小企业很难承受不说,ERP在国内有几家是真正推行成功了呢?现代企业的竞争已经变成了多兵种混合信息化编队竞争的时代,中小企业到底需要怎样的协同办公管理软件平台呢?!

管理的一个核心问题是对各种资源的掌控、协调及优化,这正是协同管理系统要解决的问题。协同的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作。好的协同管理系统一定是要能够解决企业各个环节存在的诸多问题,并使其能够发挥最大的能量。旧式的OA主要是文档、流程及协同管理,再加上一些方便的功能, 而像8thManage 这样的新一代先进的OA, 它能与CRM、HR及项目管理自动结合,而且所有数据也能自动相通。

人力资源管理

人力是一种资源么?也有人觉得人力不应该当成其它资源一样来使用,应该人性化的管理。但最起码来说,人力管理会产生成本。中小企业的在人力资源和行政方面的管理普遍都是全人工管理,如果能从员工招聘、面试(在线考试、测评)、入职(档案)、培训(教材及考核)、门禁管理(考勤管理+整合监控系统)、员工关怀(生日提醒等)、绩效考核、薪酬管理、工资发放管理、外出管理(包括辆管理)、出差管理(出差和报销)、会议管理(会议室、会议设备、会议记录发放)、法律法规(公司政策、通知公告)等方面进行一条龙整合、电子化,那么人力资源管理可以更为轻松和人性化。

即时通讯与交流

QQ虽然如日中天,但对于研发、生产部门这种安全要求比较高的部门来说,通常是与外网隔离,所以需要一个能及时进行交流和信息传递的平台。腾讯有一个腾讯通RTX系统,可以建立一个内部的QQ交流平台,收费版也可以与腾讯企业邮箱进行整合同步。对于OA这种协同办公系统也需要有一个简洁高效的即时通讯交流平台(通常的叫法是OA精灵)。它需要是跨平台:PC桌面、Android和IOS等智能手机终端平台,轻量化,占用资源少,自定义信息提醒类型、方式,整合内部邮件系统(也应提供收发外部邮件的功能)。必要时也可以加上手机短信提醒,比如对出差不方便上网的员工提醒机票订票信息、对客户提醒发货信息等。

日程管理

对于现代快节奏的生活来说,日程安排及时间管理变得尤为重要。Gmail邮箱和QQ邮箱“日历”功能在日程管理的易用性等方面进行了积极的尝试(基于HTML5的添加、拖动、管理)。OA等协同办公管理软件在这方面也可以有很多发挥的空间。例如:自己的对未来的时间日程安排、提醒,每天、每年固定时间循环周期性提醒,上司对下属工作的指派和查看、工作周报的上报和查看、反馈,再配合OA精灵等系统进行跨平台提醒。

工作流管理

工作流是OA办公协同管理的核心功能。我们做的ISO流程改进、CMMI软件能力成熟度模型等无非都是希望通过规范企业过程中的流程来提升公司整体的管理水平和效率。而工作流做的事只是将企业现有的流程表单电子化,减少纸张的使用、减少手工填写表单出错的可能。我的理解,工作流这个术语太专业了,其实说白了它也可以看成是任务中心,主要就有我创建的任务、我委托别人做的任务、我参与的任务,需要对整个任务进程进行跟进,对相关人员做好提醒,相关人员进行协同并共同完成。对于流程的执行首先要有一个制定规范的流程,其次是加强相关人员的培训,同时采用制度化的手段进行约束。在工作流的设计方面,协同管理软件应提供相当简洁易用且完善的设计功能,通过拖动、选择及自定义完成流程表单的设计。流程有些是一个部门一个部门流转,有些由是各部门会签,所以流程的流转方式应该比较灵活。对于什么电子签章这些,似乎好多OA系统都是收费的选配功能吧。

CRM系统整合

OA协同办公管理系统中融合CRM系统,我认为是一个不错的想法。公司存在的目的就是生产满足客户需要的产品,从而获得利润。那么如何及时获得客户需求和意见,进行产品改进并快速响应。CRM系统其实是很不错的工具。简单来说,从产品库存管理-电子化订单-客户问题反馈-需求跟进-客户服务,新客户如何从潜在客户到达成销售的客户?如何对客户评级?如何对不同级别的客户提供相应的服务?如何分析客户需求的变化并响应?这条线都是获得利润的战线,需要通过协同管理软件来梳理,员工应与客户关系进行深度融合。

知识共享

每个公司在发展过程中都积累了很多经验和教训,这些知识如何有效地向全公司共享?新员工如何能快速融入公司文化,获得行业资讯尽快具备战斗力?客户经常关注的问题怎么样让全公司快速了解?行业和竞争对手的信息如何快速得到分享?FAQ、行业术语、培训PPT资料、产品介绍、企业内刊、产品技术规格、用户手册、国家标准等等所有的这些都需要一个好的知识共享平台。或许可以是FTP、文件夹共享、SharePoint、CRM、百科、知道等,或许通过协同办公管理平台更方便。大家可以随时通过平台进行不断总结更新,互相之间可以作评论、补充,强大的搜索功能。所有的知识中心应该可以与CRM系统等进行关联调用。

数据整合互通
市场上普遍的OA办公自动化软件、进销存软件、CRM客户关系管理系统、库存管理系统、财务管理系统、门禁考勤管理系统、bug跟踪管理系统、项目管理系统、CMS内容与知识库管理等,数据都是各自为阵,无法进行资料和用户共享。使用的时候需要以不同的用户身份登录不同的系统,维护和管理极不方便。如果协同办公在系统架构的时候能够考虑到开放、互通、数据融合的需要,充分调研,安全授权的基础上预留API接口或者导入导出机制,通过邮箱等方式快速全员部署,持批量邮件邀请同事,员工可自发建立群组,支持LDAP整合、强大的自定义等,将会是非常不错的特色。此外,强大的数据查询和报表生成功能必不可少,从而为管理层决策提供有力的数据支撑。

社交化

随着社交应用的发展,协同软件也在向着快速社交化方向发展。以“明道”这样的社交化协同管理平台为代表:快速、动态、活跃,功能简洁明确,高效。

据悉通达OA2013版将于9月10日左右发布,有很多功能改进,我们拭目以待。

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